Le Cloud simplifie la gestion des licences

Combien de DSI peuvent affirmer disposer d’une vision détaillée de l’ensemble de leurs licences à gérer ? Ils ne doivent pas être très nombreux car la gestion de l’immatériel est très complexe. Combien de logiciels sont réellement utiles et combien arrivent à échéance ? Comment y répondre précisément quand le Shadow IT et le BYOD se développent ?

Cette problématique explique le coût élevé de ce poste. Il représente en moyenne un tiers du budget IT d’une entreprise. Or selon diverses études, une bonne gestion des licences logicielles pourrait permettre de les réduire dans des proportions pouvant aller jusqu’à 30 %.

Encore faut-il avoir mis en place une organisation et des outils de contrôle. En un mot, disposer d’un SAM (« Software Asset Management » ou gestion des licences logicielles). Or, près de la moitié des grandes entreprises françaises n’en ont pas selon une étude réalisée par IDC pour le compte de l’éditeur de SAM, Flexera Software.

Gain de temps et d’argent : le mode SaaS favorisé

Un SAM permet notamment de repérer deux facteurs de dérives : le sur-licensing (plus de licences que les besoins réels) et l’inverse, le sous-licensing. Dans les deux cas, ce sont des frais inutiles, voire des coûts non budgétisés et des pénalités suite à un audit. Les éditeurs mènent en effet, à intervalles plus ou moins réguliers, des audits de licences. Un audit de licences est souvent anxiogène pour les DSI. Il est également vu comme une perte de temps.

Dans ce contexte, de plus en plus d’entreprises délaissent l’achat de programmes au profit du mode SaaS. Cette évolution devrait s’accentuer avec la Loi de Finances adoptée en décembre 2016. Elle supprime notamment l’amortissement rapide en douze mois des logiciels en mode licence (installés sur des postes de travail). Indirectement, cette décision favorise les services en ligne puisqu’elle ne concerne pas les logiciels en mode locatif (SaaS ou non), ni d’ailleurs ceux qui sont open-source.
Le mode SaaS devenant plus avantageux fiscalement, la logique OPEX (coûts de fonctionnement) pourrait représenter la norme, au détriment de la logique CAPEX (frais d’investissements).

Une meilleure maîtrise des coûts

Au-delà de cet aspect financier, le Cloud simplifie la gestion des licences. Pour quelques euros supplémentaires, il est possible d’intégrer un nouvel utilisateur à un logiciel en mode SaaS. Le Cloud épargne au DSI de se focaliser sur les dates de renouvellement et la maintenance (correctifs de sécurité, conformités réglementaires, sauvegardes dans des data center…) qui est assurée par l’éditeur. En un mot : une meilleure maîtrise des coûts grâce au système d’abonnement mensuel.

Cependant, les entreprises doivent effectuer une évaluation précise de leurs besoins avant de franchir ce cap. Consommer plus (par exemple, une équipe consommant trop d’heures de processeur) que ce qui a été prévu dans le budget, entraînera d’important surcoût, le plus gros risque dans l’octroi de licences Cloud.

Par ailleurs, si le suivi de l’utilisation d’un logiciel de comptabilité en mode SaaS est pratique, il n’en va pas de même avec toutes les offres dans le Cloud. La réussite d’un programme SAM repose sur des sources de données détaillées et actualisées. Mais des services comme Amazon AWS et Microsoft Azure limitent les fonctionnalités des outils classiques. Il sera nécessaire de déployer des solutions spécifiques (ou de faire appel à des sociétés spécialisées dans ce type de monitoring) c’est-à-dire capables d’obtenir des métriques précises et complètes.

Quelle que soit l’option retenue, la gestion des licences représente un enjeu important pour les entreprises en termes de respect de la légalité, de conformité ou de gestion des coûts.