Pourquoi, comment digitaliser les processus RH ?

Benoit Gruber, Directeur Marketing Produit Sage, nous livre, en 4 questions-réponses, son point de vue d’expert sur la digitalisation des processus RH qui devient un sujet incontournable. Il explique pourquoi et comment digitaliser les services Ressources Humaines au sein des entreprises.

D’après vous, quand la mutation digitale des Services RH a-t-elle réellement commencée ? A quelle échéance voyez-vous une généralisation de cette digitalisation dans les entreprises ? 

Dans un environnement de plus en plus compétitif, la digitalisation est rapidement devenue, pour les entreprises, un véritable enjeu économique. Au sein des  services RH, elle s’est imposée de manière progressive, en plusieurs étapes.  La digitalisation touche souvent, en premier lieu, les processus classiques de la gestion administrative des RH. En effet, ce sont ceux qui génèrent et utilisent le plus de documents papier : fiche de paie, contrats,  gestion des absences et des congés payés, dossier professionnel du salarié, etc. Ces documents bénéficient donc d’une intégration direct  dans le système d’information.

Aujourd’hui, nous assistons à une accélération, notamment avec  les processus dits de développements RH, tels que la gestion de la performance,  les entretiens d’évaluation, le recrutement ou encore la formation classique ou même en ligne.

D’ici 2020, nous allons assister à une mutation massive vers la digitalisation, notamment des services des Ressources Humaines, au sein des entreprises.

Quels sont les bénéfices de cette digitalisation à court, moyen et long terme, dont les entreprises peuvent profiter ?

L’un des premiers avantages lié à la digitalisation est une économie en termes de coûts. Par exemple, digitaliser un bulletin de paie permet non seulement de réduire les coûts d’édition, mais également de supprimer les frais d’affranchissement. Grâce à la disparition de procédures manuelles, les entreprises vont aussi bénéficier d’un gain de productivité certain. La digitalisation va également permettre d’améliorer la communication entre les services RH et les collaborateurs de l’entreprise, en réduisant les délais de réponse, et en permettant, à chaque employé, de télécharger directement tous les documents RH ou les attestations dont il pourrait avoir besoin.

Quand les entreprises ne sautent pas le pas de la digitalisation, quelles peuvent être, selon vous, les raisons de ce frein ?

Les raisons sont souvent de trois natures : Tout d’abord l’envergure d’un tel projet peut effrayer, puis il se pose l’éternelle question du retour sur investissement, et enfin les aspects psychologiques liés à la nature même des documents RH entre en jeux. Lorsqu’elle est décidée, la digitalisation doit commencer à un moment précis et planifié, l’historique des documents existants sera seulement dématérialisé au fur et à mesure. Il faut également considérer que les bénéfices vont souvent bien au-delà du simple aspect financier. D’autre part, il est nécessaire de prendre en considération qu’il faut préalablement éduquer et rassurer les collaborateurs de l’entreprise avant de mettre en place ce projet.

Quels sont les bons réflexes à adopter et les bonnes questions à se poser, pour une DRH, à propos de cette digitalisation ?

La digitalisation des Ressources Humaines permet une simplification et une automatisation de l’ensemble des processus administratifs RH, la gestion en ligne de tous les documents, des échanges entre le salarié et l’entreprise. L’objectif final doit permettre une meilleure productivité et une meilleure une qualité des services RH, ainsi qu’une satisfaction accrue des collaborateurs.

Les premières questions qu’une DRH doit se poser sont : quels types de services améliorer ou mettre en place ? Qu’est-ce qui peut permettre à la fois une meilleure satisfaction des collaborateurs et une plus grande concentration des RH sur des tâches à valeur ajoutée ?
Rappelons également qu’un projet de digitalisation se construit dans le temps. Il n’est donc pas nécessaire de tout vouloir mettre en place d’un seul coup, mais il s’agit plutôt de construire un projet évolutif.

Enfin, le choix de la solution logicielle qui supportera cette stratégie de digitalisation RH est essentielle et primordiale, car elle doit pouvoir répondre aux enjeux et aux objectifs de l’entreprise pour l’accompagner dans son évolution et dans le succès de son projet.

 

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