Les dix points-clés d’une dématérialisation fiscale gagnante (1/2)

Toutes les entreprises sont concernées par la dématérialisation fiscale : déclaration et paiement de la TVA depuis octobre 2014, télétransmission des liasses fiscales depuis le 1er janvier 2015. Le mouvement ainsi enclenché depuis 2011 ne devrait pas s’arrêter, et englober d’ici 2017 les factures sans oublier les données sociales pour 2016.

Aussi les responsables financiers vont-ils devoir faire évoluer leurs organisations et sélectionner des solutions techniques, pour s’acquitter de ces obligations mais aussi en tirer profit. Voici les dix clés pour un choix optimisé.

1. Respecter le calendrier, adhérer à la logique de la dématérialisation

Depuis la loi de finances rectificative de 2011, et avec une accélération due au « choc de simplification », les échéances se multiplient et se rapprochent pour les entreprises de toutes tailles sur le chemin de la dématérialisation.

Après celle de la Télé déclaration de la TVA et de son paiement en 2014, 2015 verra la généralisation de la télétransmission des liasses fiscales, celle de la CFE, de la CVAE et de leurs paiements respectifs, ou encore l’apparition de la déclaration des loyers perçus ou encaissés.

L’entreprise doit évidemment se mettre en mesure de respecter les échéances. Plutôt que de réagir au coup par coup, elle a intérêt, le plus rapidement possible, à mettre en place des solutions techniques et organisationnelles lui permettant de faire face à ses nouvelles obligations. Sans espérer une pause dans les réformes : le contrôle de comptabilité informatisée, l’envoi des données sociales ou encore la généralisation de la facture électronique sont déjà programmés et mises en œuvre.

2. Un formalisme technique à respecter

Les échanges de données entre les ordinateurs de l’entreprise et ceux de l’Administration s’effectuent selon des standards EDI (par exemple EDI-TDFC pour le Transfert des données fiscales et comptables), de manière transparente pour les utilisateurs. Encore faut-il que les solutions de gestion (logiciels de comptabilité, ERP et, demain, logiciels de paie ou de gestion commerciale) se montrent aptes à fournir les données dans ce format. Celles-ci seront ensuite transmises, soit directement par le logiciel, soit par l’intermédiaire d’un module spécialisé dans la gestion de tous les flux de données (différents formats EDI) entre l’entreprise et l’Administration.

L’avantage de cette seconde configuration est de rendre les éventuelles évolutions du, ou des formats imposés par l’Administration, indolores pour l’utilisateur du logiciel de gestion. Car c’est alors le module de télétransmission qui s’adapte techniquement aux nouveaux formats d’échanges.

3. S’attacher à la simplification des processus internes de l’entreprise

Le passage à la transmission dématérialisée à l’Administration fiscale s’accompagne souvent d’évolutions dans la nature ou la fréquence des données à fournir. Il peut aussi correspondre à la mise en place de logiciels de gestion. Les habituels processus internes de transmission sont donc impactés, par exemple dans la définition des rôles de chaque intervenant – responsable financier, dirigeant, cabinet d’expertise-comptable.

Il est intéressant de saisir l’occasion fournie par ces nouvelles obligations fiscales pour repenser ces processus, dans le sens de la clarification et de la simplification. Le plus tôt sera le mieux, dès les premières dématérialisations demandées par l’Administration, pour une réalisation au plus vite des gains liés à cette nouvelle organisation.

4. Réaliser des économies

La généralisation des obligations de télétransmission des données fiscales et de télépaiement va contribuer, dans les prochains mois, à multiplier les envois à réaliser par les entreprises, quelle que soit leur taille. Alors que beaucoup d’entre elles ont jusqu’à présent préféré s’en remettre à leurs cabinets d’expertise-comptable pour gérer ces échanges, la question de leur coût est désormais à examiner avec attention.

Un équipement en logiciel de comptabilité d’abord, puis l’utilisation de modules de télétransmission, pourront notamment contribuer à limiter les dépenses jusque là consenties pour, par exemple, sous-traiter l’édition des liasses fiscales et les acheminer jusqu’à l’Administration concernée.

5.Optimiser la trésorerie

Alors que les règlements par chèque au Trésor Public sont encaissés à réception, le télépaiement (pour la TVA, l’IS, la CVAE ou le CFE par exemple), présente un avantage inattendu : en effet, l’Administration ne procède au prélèvement bancaire qu’à la date d’échéance.

Pour les entreprises qui, par crainte d’envoyer leurs chèques en retard ou de les oublier, avaient l’habitude de les poster en avance, souvent à réception de l’imprimé fiscal correspondant, cela peut représenter un gain de trésorerie de plusieurs jours.

 

> Voir la suite:  Les dix points-clés  d’une dématérialisation fiscale gagnante (2/2)

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