Faire face à un impayé et garder une bonne relation client

Les retards de paiement et les impayés sont la hantise de toute entreprise. Malheureusement, il n’est pas possible de les anticiper. Outre l’impact sur vos finances, ce sont les relations que vous entretenez avec vos clients qui sont mises à rude épreuve. Pour éviter d’en aller jusqu’à une procédure judiciaire, voici nos conseils.

Connaître les motifs de non paiement

Avant de lancer les démarches de réclamation, il est important que vous sachiez quelles sont les raisons qui vont pousser votre client à retarder le paiement de ses factures. En effet, ce dernier peut faire face à des problèmes de trésorerie, une mauvaise gestion de son activité, un marché en déclin et donc une demande en baisse, ou bien une contestation de la commande reçue.

Relancer votre client

Seconde étape : la relance, et si possible via téléphone, bien plus rapide et à moindre coût. Mais qui dit entretien téléphonique, dit préparation !Pour cela, regroupez toutes les informations relatives au client en question et priorisez les différents encours à rembourser. Même si le paiement n’a pas été fait et que le retard s’accumule, il n’est en aucun cas conseillé de mettre le client sous pression, ni de le menacer d’engager une procédure judiciaire. D’autant plus que ce type de procédure est long et coûteux pour les deux parties. A l’inverse, évitez de jouer sur l’affect au risque d’être le dernier fournisseur à être payé. Pour une relance efficace, soyez ferme et cordial.

Calculer les indemnités de retard

Ces délais de paiement non prévus peuvent vous pénaliser. Cependant, il existe des indemnités de retard, calculées par les entreprises et ensuite réclamées aux créanciers, pour amortir ce type de déficit. Le problème ? Beaucoup d’entreprises ne savent pas comment les calculer et cette compensation financière n’est jamais demandée.
Voici la formule du calcul :

Pénalités = montant des factures en retard de paiement (TTC) X (taux d’intérêt annuel /100) X (nombre de jours de retard /365) + 40€

Le taux de vos pénalités de retard doit obligatoirement figurer dans vos Conditions Générales de Vente et vos factures.

Selon le Code de Commerce, les pénalités de retard de paiement sont dues de plein droit le jour qui suit la date de règlement mentionnée sur la facture, sans qu’un rappel soit nécessaire.

Anticiper le process

N’hésitez pas à demander des biais de garanties avant toute vente ou prestation de service. Votre équipe commerciale devra aussi être correctement briefée pour pouvoir récolter les bonnes informations et mieux sélectionner vos clients. Point final : pour être encadré juridiquement, il faut que votre facture mentionne obligatoirement la date de paiement.