Gestion commerciale dans le BTP : Top 5 des bonnes pratiques

Top 1 « Gérer ses stocks à l’instant t »

La gestion des stocks est peut-être importante pour les entreprises du bâtiment lors de transferts et de retours chantiers, afin de ne jamais être à court de matières premières, de disposer en permanence du matériel nécessaire à leur activité et, in fine, de respecter les délais de livraison d’un chantier.

Un logiciel dédié faisant le lien entre l’entreprise, ses fournisseurs et ses transporteurs permet de maîtriser ces flux. Selon son degré de sophistication, il informe de la disponibilité des produits, suit en direct envoi et acheminement, anticipe les réassorts.

Top 2 « Dématérialiser les documents commerciaux et administratifs »

Gestion commerciale BTPBeaucoup d’entreprises produisent et impriment encore leurs factures, bons de commandes, bons de livraisons, mais aussi les formulaires administratifs exigés par exemple par la direction générale des impôts.

Dématérialiser ces documents permet leur suivi automatique et la mise à jour des champs des données selon les évolutions réglementaires, si nécessaire. Enregistrement et archivage sous format numérique se font alors par GED (Gestion Électronique des Documents).

Selon le réseau TPM (« Tout Pour Manager »), le bénéfice serait de 10 % en temps et de 50 % en coût. Sans oublier un gain de place non négligeable, sachant qu’une impression papier reste toujours possible…

Top 3 « Automatiser ses devis et sa comptabilité »

Dans la même logique, automatiser la comptabilité et limiter les saisies au strict minimum n’offre que des avantages. L’ensemble des flux du cycle comptable est concerné : établissement des devis, retranscription en comptabilité, relance des débiteurs, etc.

À la clé, une diminution des sources d’erreur, un accès rapide à n’importe quelle facture ou devis, un raccourcissement des délais de traitement – donc des délais de paiement… –, une transmission sécurisée à l’expert comptable.

L’intérêt est aussi financier. Dans son « Livre blanc de la dématérialisation des factures fournisseurs » paru en 2014, le cabinet Ernst & Young chiffre à 15 € en moyenne le coût d’émission et de traitement d’une facture papier. L’automatisation de la comptabilité ferait gagner de 25 % à 50 % sur ces dépenses.

Top 4 « Disposer d’une base de données clients à jour et exploitable »

Dans le bâtiment aussi, la gestion des contacts et des relations clientèle est un atout pour développer les relations commerciales. Solution pour l’optimiser ? Une base de données ou, pour les entreprises de plus grande taille, un logiciel de CRM (Customer Relationship Management).

Grâce à ces solutions informatiques, le fichier clients s’enrichit en permanence de données pré-sélectionnées : nom des contacts, fonction, chiffre d’affaire réalisé, travaux réalisés ou envisagés, etc. S’instaure ainsi une stratégie marketing pro-active, moins intuitive, basée sur la connaissance des clients.

Le mise en place d’une base de données peut dans un premier temps se faire avec des logiciels gratuits (Open office, Dolibarr ERP/CRM, SugarCRM…). Des logiciels payants apportent un surcroît de possibilités et, surtout, des mises à jour automatiques.

Top 5 « Communiquer en réseau pour gagner en productivité »

Le travail en réseau n’est plus l’apanage du secteur tertiaire ou de la haute-technologie. Il se popularise dans le bâtiment, en particulier dans les phases de conception avec l’avènement du BIM (modélisation des données du bâtiment).

Mettre en place une plate-forme collaborative peut prendre une forme très simple (scan des documents et e-mails) ou plus sophistiquée, avec un logiciel de suivi de chantier.

Les collaborateurs ou équipes travaillant sur un projet partagent en direct son avancement. Au-delà de l’entreprise elle-même, cette communication transversale peut inclure le client et les fournisseurs, si nécessaire.

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