La GEIDE, un atout pour les entreprises de la construction

Au quotidien, les professionnels du BTP doivent garder à portée de main les documents nécessaires à leur activité. Certificats, devis, bons de commande, plans, autant de documents qui gagnent à être numérisés. Avec la GEIDE, classez et sécurisez les données de votre entreprise et proposez à vos clients un accès aux documents de leur projet, à vos conducteurs de travaux un accès aux plans, compte rendus, mails… Explications.

 

Pas facile de se déplacer sur un chantier de BTP avec une chemise cartonnée remplie de plans, de devis, de PDF imprimés… Pour les TPE, ce mode de fonctionnement a bien des inconvénients. Par exemple, quand on travaille dehors, et par tous les temps, le risque est grand de salir ses documents professionnels. Les imprimer, penser à les protéger dans des feuilles plastifiées, les sortir au risque de les froisser, les faire tomber, s’agacer, les ranger. Au-delà de la perte de temps et d’énergie, ce système de documents à imprimer risque de nuire à votre crédibilité car il est tout bonnement impensable de se déplacer avec tous les documents nécessaires sous le bras. Heureusement, certains logiciels permettent désormais de dématérialiser, classer et partager avec ses collègues, ses employés, ses partenaires ou ses clients tout document de votre choix, ou encore de consulter tous vos documents en mobilité. Il s’agit de la Gestion Électronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise, alias la GEIDE : concrètement, comment cela fonctionne ?

Numériser et classer toutes les données de votre société

Avec la GEIDE, vous pouvez dématérialiser tous les documents en votre possession, entrants comme sortants. Qu’ils émanent de votre architecte, de votre chef d’équipe ou d’un client, tous les fichiers seront numérisés et classés soigneusement, par exemple sur le cloud. À cela s’ajoute plusieurs avantages : d’une part, vous ne risquez plus d’égarer des documents importants. D’autre part, cela vous permet de garder une trace de votre activité. Imaginons par exemple que vous souhaitiez, un an après la fin d’un chantier ambitieux, revoir les différentes phases de conception du projet. De la première proposition à la version finale, tous les documents numérisés et archivés seront consultables indéfiniment. Car, en effet, la GEIDE se double souvent d’un système d’archivage et de consultation performant via le cloud, qui peut se déployer sur un ordinateur, mais aussi sur une tablette ou un smartphone. Ainsi, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez, les documents seront toujours accessibles en ligne, pour peu que vous ayez une connexion aux données mobiles ou à un Wifi. Si vous intervenez dans une zone blanche ou peu connectée, rien ne vous empêche de télécharger en amont ces fichiers. Il vous sera alors possible de les consulter 7j/7 et 24h/24.

Un partage d’informations fiable, pratique et sécurisé

L’autre avantage de cet archivage connecté, c’est qu’il garantit un référentiel documentaire unique : en clair, chaque document existe en un seul exemplaire. Ainsi, les fichiers ne se “baladent” plus d’un ordinateur à l’autre au sein de votre entreprise. C’est très utile car il n’y a rien de pire que de devoir passer de longues minutes à chercher la dernière version du document sur lequel vous étiez en train de travailler.
En interne, cela garantit à vos équipes et à vos fournisseurs de travailler en même temps sur le même document, en mode projet comme en simple consultation. Avec cette collaboration facilitée, les circuits de validation des pièces sont plus fluides au sein des PME. Par exemple, en comparant les plans et leur réalisation en temps réel, un maître d’ouvrage est alors en mesure de faire des retours précis aux équipes spécialisées. Or, cette précision favorise forcément le respect des délais, qui sont un enjeu majeur dans le secteur du bâtiment.
Enfin, dans certaines situations, le client d’une TPE-PME du BTP souhaite consulter l’avancée des plans, par exemple si plusieurs bureaux techniques sont en concurrence dans le cadre de la rénovation d’un bâtiment ancien. Ce mode de fonctionnement collaboratif permet aux différentes parties de rester en contact au quotidien et de favoriser une transparence rassurante.

Une transparence toute en maîtrise

Pour bien encadrer ce partage des documents, les accès doivent bien sûr être sécurisés. Dans cette optique, les logiciels de GEIDE vous permettent de donner aux différentes parties des rôles bien définis. Vous souhaitez superviser, tout en vous réservant la possibilité de commenter en ligne des plans en cours d’avancée ? L’assistant de votre maître d’ouvrage demande un accès à un document confidentiel car émanant du bureau technique ? Un client exige un droit de regard sur la conception de sa future maison, quitte à suivre le dossier pas-à-pas ? Un fournisseur demande à suivre en temps réel l’état de vos stocks ? Eh bien, tout cela est possible, grâce à un système perfectionné d’accès individualisé, moyennant des options à cocher ou à décocher. Fiable et pratique, ce mode de fonctionnement horizontal favorise une meilleure communication interne et externe avec vos clients, vos équipes et vos fournisseurs. Bien sûr, cette fluidité n’empêche pas de se retrouver dans le cadre d’une réunion ou d’un déjeuner d’affaires ou d’échanger lors d’une conférence téléphonique ou de mails suivis. Mais elle vous permettra, quand vous le souhaitez, de vous concentrer sur le cœur de votre métier.

Des économies substantielles

Enfin, la GEIDE, c’est aussi un biais d’économies non négligeable. La numérisation des documents permet d’éviter certains frais généraux (timbres, papier, consommables), ce qui limite drastiquement vos dépenses matérielles. Courriers de relances de vos débiteurs, réponses à vos créanciers, démarchage de nouveaux prospects : ces démarches typiques d’une petite structure seront plus aisées si vous prenez le virage de la digitalisation des TPE et des PME. Un tournant majeur, inévitable et incontournable.

Avec la GEIDE, classez et sécurisez les données de votre entreprise et proposez une plus grande transparence à vos clients tout en faisant des économies.

Pour en savoir plus les solutions Sage BTP

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