Comment choisir son espace de travail ?

Déterminer le lieu d’installation de son entreprise est une problématique fondamentale, et ce dès la création. Si pour nombre d’entrepreneurs qui proposent des activités de services, installer son bureau à son domicile reste la solution la plus simple et la moins coûteuse, celle-ci peut rapidement montrer ses limites. Besoin de recevoir ses clients ? D’embaucher des salariés, des stagiaires ? Si votre entreprise a pris de l’essor en chiffre d’affaires comme en effectif, vous devrez trouver un nouvel espace de travail.

Analysez vos besoins

Avant de lancer vos recherches, commencez par vous retourner la question que vous lancez d’habitude à vos clients : « quels sont vos besoins ? ». Selon votre activité, vous pourrez avoir besoin d’un accueil téléphonique, d’une salle de réunion, d’espaces modulables…mais aussi rechercher l’interaction avec d’autres entrepreneurs, des conseils d’experts ou encore un endroit plutôt calme. Une fois que vous serez décidé, outre le choix selon la typologie des lieux (pépinière, centre d’affaires…) sachez que votre critère numéro 1 sera la situation géographique. Que ce soit en province ou à Paris, votre nouvel espace doit être proche de chez vous comme de vos clients, et facilement accessible en transports comme en voiture. Le prix sera aussi un facteur prioritaire, comparez toutes les offres existant autour de vous ! Et surtout, vérifiez que cet espace est fait pour vous : si vous optez pour le coworking en open space, n’hésitez pas à aller le tester gratuitement auparavant.

Des pépinières pour les jeunes pousses

Les pépinières, destinées aux jeunes entreprises, permettent de développer votre activité pendant une durée déterminée, à moindre coût tout en bénéficiant de nombreux services. Outre la mise à disposition de bureaux et salles de réunion, les entrepreneurs y bénéficient de conseils en développement par des experts, ainsi que de services tels qu’un secrétariat, un standard téléphonique. Lieux de vie plébiscités favorisant le partage de compétences et l’émulation, les places y sont souvent limitées, surtout pour les espaces inférieurs à 30 m².
Ces pépinières prennent différentes formes, de la pépinière généraliste à la pépinière spécialisée (incubateur), dédiée aux porteurs de projets innovants en passant par des CEI (Centre d’Entreprise et d’Innovation) pour les hautes technologies.

Des couveuses et incubateurs aux services personnalisés

Dédiée aux porteurs de projet qu’ils soient start-up ers, free-lance, auto-entrepreneurs, la couveuse (ou incubateur), permet de tester son activité avant de se lancer. Des partenaires privés, publics et économiques y sont présents pour accompagner les porteurs de projet et des études économiques ou juridiques y sont réalisées. La couveuse met ainsi à disposition un soutien commercial, juridique et comptable personnalisé. Le porteur de projet y est salarié en CDD ou stagiaire en formation professionnelle, et bénéficie donc d’un salaire sur activité. D’une durée maximale de 12 mois (renouvelable sur un an), le système de couveuse est encadré par un contrat d’appui au projet d’entreprise (Cape).

Les centres d’affaires : le standing en cœur de ville

Les centres d’affaires proposent souvent la même offre que les pépinières, et sont plébiscités par les entreprises de services qui y trouvent un certain standing : mobilier de qualité, salles de réunion sonorisées…. Souvent bien situés dans les villes, ils ont pour particularité de permettre au dirigeant de bénéficier de coordonnées administratives propres à l’entreprise et distinctes de son adresse personnelle*. Près de 200 centres d’affaires sont regroupés au sein du Synaphe (Syndicat des professionnels de l’hébergement d’entreprises).

Le Co-working pour plus de flexibilité !

En plein essor dans les grandes villes, les espaces de coworking, ont conquis freelances et startups, mais aussi les TPE/PME par la grande souplesse et l’optimisation des coûts qu’ils offrent. Parce qu’il est parfois difficile d’avoir une visibilité à moyen ou long terme, cette solution, qui repose sur des baux à durée variable, permet de ne pas s’engager via un bail locatif classique (3 ans). Le contrat impose simplement une engagement entre 3 et 6 mois et un préavis à respecter (1 à 3 mois). Cette solution permet de prendre une surface qui vous corresponde, puisque vous payez selon le nombre de postes occupés ! De plus, aucun souci logistique ou administratif, votre futur espace de travail est aménagé selon vos besoins en informatique et téléphonique.
Dans une ambiance conviviale, les coworkers échangent, partagent et s’entraident : cet environnement interactif contribue à l’enrichissement mutuel des projets. Déjà bien équipés, ces espaces permettent de recevoir des clients (salles de réunion, espaces privatisables…). Ils sont particulièrement adaptés à un nombre peu élevés de poste, ou si vous ne souhaitez pas mélanger vos équipes. « Au-delà de 4 personnes, le coworking n’est plus adapté. Certains espaces proposent des petits bureaux fermés », souligne Clément Alteresco, fondateur de Bureaux à partager (bap.fr). Les tarifs varient : comptez entre 200 et 600 € mensuels par poste, selon le lieu et les services proposés. N’hésitez pas à tester l’espace avant de vous lancer, et si votre ambition est de vous développer vite, vérifiez que l’espace choisi pourra grandir avec vous ! Sinon vous devrez trouver un local professionnel ou commercial et voler de vos propres ailes…

Ne confondez pas domiciliation et lieu d’exercice !

Le lieu d’exercice correspond au lieu physique où vous exercez votre activité professionnelle : il peut être différent du siège social. La domiciliation administrative correspond à l’adresse de votre siège social, que vous avez communiquée auprès du CFE (Centre de formalités des entreprises). Vous pouvez également baser votre entreprise à cette même et unique adresse, si vous êtes seul notamment.

Pour en savoir plus : www.sage.fr

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