Devis et BTP : pourquoi passer d’un tableur à un logiciel

Votre entreprise du bâtiment se porte bien et malgré les nombreuses sollicitations de vos clients et prospects, vous continuez à gérer vos devis avec un tableur ? Il est fort probable que vous passiez bientôt au logiciel dédié…

Transformez vos devis en factures et commandes fournisseurs en un seul clic

Utiliser un tableur pour réaliser vos devis n’est pas synonyme de gain de temps pour votre entreprise, c’est le moins que l’on puisse dire. D’abord parce que vous saisissez probablement les données du client ou du prospect plusieurs fois : une fois au moment du devis, puis quand la commande est acceptée pour établir la facture, notamment les factures d’avancement pour lesquelles il faut copier/coller pour saisir le pourcentage d’avancement. Le logiciel permet quant à lui de ne saisir les informations clients qu’une seule fois, de saisir directement les pourcentages d’avancement du chantier et ces données sont automatiquement réutilisées lors de vos opérations suivantes. Ainsi un simple clic permet de transformer automatiquement un devis en facture, et de générer automatiquement les commandes fournisseurs.
Non seulement vous gagnez du temps à ne pas ressaisir les informations mais vous évitez aussi les sources d’erreurs.

Fini les risques d’erreurs dans vos devis et achats

Car c’est souvent le deuxième écueil du tableur : le risque d’erreur. À la fois, au niveau des données clients, qui sont ressaisies plusieurs fois, ou qui font l’objet d’un malencontreux copier-coller par exemple, mais aussi dans les calculs lorsque l’évolution des demandes de votre client donne lieu à plusieurs modifications successives du devis. Avec le logiciel, les ouvrages, les variantes, les options s’ajoutent et s’enlèvent aisément, sans avoir à vérifier que la formule de calcul a bien suivi les changements demandés.
Autre grand avantage du logiciel : lors des commandes fournisseurs, par le biais de la transformation automatique, il est très facile de pointer ses bons de livraison et ses factures fournisseurs.

Un suivi des modifications des devis

Enfin, l’utilisation d’une suite logiciel permet une traçabilité des opérations, ce qui peut avoir son utilité pour un suivi optimal de l’évolution des demandes du client, surtout si vous êtes plusieurs à intervenir dans l’entreprise sur le même dossier. Le logiciel gardera la trace des différentes demandes du client, des différents devis, des personnes qui ont traité ces modifications… Un meilleur suivi qui permettra d’augmenter l’efficacité commerciale de votre entreprise ! Les commandes transformées en factures s’intégreront ensuite directement à votre logiciel de comptabilité.

Tenez compte des évolutions légales

À partir du 1er janvier 2018, les professionnels assujettis à la TVA, devront s’équiper de systèmes de caisse certifiés. Ces logiciels devront satisfaire à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage, pour fiabiliser le résultat comptable et fiscal de l’entreprise. Cette obligation sera contrôlée par l’administration fiscale et susceptible d’entraîner une amende si vous ne la respectez pas.
L’obligation arrivera un jour pour les logiciels de gestion et de comptabilité : vous devez l’anticiper. C’est sans oublier les obligations et les contrôles de l’administration fiscale. Passez au logiciel dès maintenant est un nouvel argument pour être serein et prêt à ce moment-là !

Pour en savoir plus : www.sage.fr

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